Home » Dokumentacja korporacyjna

Dokumentacja korporacyjna

Kodeks Etyki IDE Projekt sp. z o.o.

Cel i przeznaczenie kodeksu.
- Kodeks Etyki opisuje zobowiązania dotyczące standardów postępowania Spółki oraz jej pracowników i współpracowników. Kodeks wskazuje najważniejsze wartości oraz postawy, które wzmacniają proces kształtowania etycznego środowiska i wzajemnego zaufania.
- Kodeks Etyki stanowi uzupełnienie regulacji prawnych, określając ramy i standardy zachowań pracowników i współpracowników, niezależnie od ich miejsca w strukturze Spółki, w celu zapewnienia jej funkcjonowania w sposób budujący wartość Spółki.
- Celem niniejszej regulacji jest zapewnienie realizacji postanowień Kodeksu Pracy. Postanowienia niniejszego kodeksu wzorowane są na: Powszechnej deklaracji praw człowieka ONZ, Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczących podstawowych zasad i praw w miejscu pracy, Wytycznych OECD dla Przedsiębiorstw Wielonarodowych, Wytycznych ONZ dotyczących Biznesu i Praw Człowieka oraz Zasad UN Global Compact. Uzupełnienie Kodeksu stanowią inne wewnętrzne regulacje, które wraz z Kodeksem stanowią zbiór zasad obowiązujących w Spółce.
Zakres stosowania:
1. Niniejszy Kodeks znajduje zastosowanie wobec wszystkich pracowników oraz współpracowników Spółki.
2. Zapewnienie przestrzegania postanowień kodeksu będzie regularnie monitorowane, a wszelkie niezbędne działania naprawcze zostaną niezwłocznie określone i wdrożone.

Pojęcia i skróty:
- Pojęcia użyte w Kodeksie otrzymują znaczenie wskazane poniżej:
  - „Spółka”– rozumie się przez to spółkę IDE PROJEKT sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu,
  - „Pracownik” – rozumie się przez to osobę świadcząca pracę lub usługi na rzecz Spółki, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, oraz osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilno-prawnej. Dla uniknięcia wątpliwości, na potrzeby niniejszej regulacji, przez Pracownika rozumie się również osoby wykonujące pracę lub świadczące usługi na rzecz Spółki w łańcuchu wartości, niezależnie od istnienia lub charakteru stosunku umownego ze Spółką tj. odpowiednio: Pracowników firm dostawczych, podwykonawczych i innych partnerów biznesowych.

Opis postępowania/treść dokumentu:
1. Odpowiedzialność
  1. Prawa człowieka i pracownika
    1. Spółka traktuje prawa człowieka jako wartość podstawową, szanuje i promuje prawa człowieka w relacjach z Pracownikami oraz oczekuje tego od swoich Pracowników i interesariuszy.
    2. Spółka nie toleruje żadnych form pracy dzieci, pracy przymusowej lub obowiązkowej. Nie dopuszcza praktyk, które ograniczałyby wolność przemieszczania się Pracowników.
    3. Spółka dopuszcza tylko takie godziny pracy, wynagrodzenie i dodatki, które są zgodne z obowiązującymi przepisami. Uznaje i szanuje porozumienia zbiorowe i prawo do zrzeszania się. Spółka prowadzi dialog ze Pracownikami, aby mieć pewność, że ich prawa są przestrzegane.
  2. Relacje z Pracownikami
    1. Spółka zatrudnia specjalistów, opierając swoje działania na ich kompetencjach, wiedzy i doświadczeniu. Spółka umożliwia swoim Pracownikom rozwój zawodowy oraz wspiera ich w poszerzaniu kompetencji.
    2. Wynagrodzenia Pracowników zależą wyłącznie od czynników merytorycznych, wykształcenia, doświadczenia, odpowiedzialności.
    3. Spółka buduje przyjazne środowisko pracy.
    4. Spółka nie akceptuje żadnych form dyskryminacji wobec Pracowników. Nie toleruje również żadnych form molestowania oraz znęcania się, zarówno fizycznego, jak i psychicznego.
    5. Spółka reaguje na zachowania niezgodne z jej wartościami, zasadami postępowania oraz wewnętrznymi regulacjami.
    6. Spółka promuje otwartość i zaangażowanie.
    7. Spółka dąży do budowania spójnego i właściwego wizerunku, prezentując swoją politykę biznesową jako profesjonalną, odpowiedzialną i nastawioną na potrzeby społeczne oraz lokalne.
  3. Różnorodność
    1. Spółka szanuje różnorodność i odmienność opinii, zapewniając wszystkim równe traktowanie w zakresie warunków zatrudnienia, współpracy oraz dostępu do awansu i szkoleń. Pracownicy traktowani są uczciwie, z szacunkiem i godnością, bez względu na płeć, wiek, wyznanie, orientację seksualną, narodowość, światopogląd, przekonania polityczne, niepełnosprawność czy zajmowane stanowisko.
  4. Sponsoring i zaangażowanie społeczne
    1. Podczas akcji sponsoringowych lub społecznych, Spółka unika treści, które mogą obrażać i dyskryminować jakiekolwiek grupy. Spółka działa w sposób odpowiedzialny, unikając negatywnych emocji i nie nadużywając zaufania odbiorców.
    2. Spółka nie angażuje się w wydarzenia, które mogą przynieść szkody środowiskowe lub społeczne. Nie bierze udziału w projektach o charakterze politycznym lub naruszających normy społeczne.
    3. Spółka nie finansuje partii politycznych ani organizacji, których podstawowa działalność ma charakter polityczny.
    4. W ramach Spółki funkcjonuje Fundacja – „ERBUD – wspólne wyzwania” Fundacja im. Eryka Grzeszczaka, w której czynnie działają również Pracownicy.
  5. Przeciwdziałanie korupcji
    1. Spółka promuje uczciwość i nie toleruje korupcji.
    2. Spółka nie żąda, nie przyjmuje i nie proponuje takich form gościnności ani upominków, które mogłyby wpłynąć — lub stwarzać pozory wpływania — na decyzje biznesowe Spółki, Pracowników lub jej partnerów biznesowych.
    3. W Spółce obowiązuje polityka w zakresie gościnności i upominków. W Spółce obowiązuje proces zatwierdzania i ewidencjonowania wręczanych i otrzymywanych form gościnności i upominków, wykraczających poza ustalone limity.
    4. Spółka dba o przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa w zakresie zapobiegania praniu brudnych pieniędzy, zwracając uwagę na podejrzane transakcje i podmioty niechętnie udzielające wiarygodnych informacji. Spółka nie akceptuje działań stanowiących pranie brudnych pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, nie umożliwia ich i nie wspiera w żaden sposób.
  6. Transparentność
    1. Spółka przekazuje informacje w sposób rzetelny – skrupulatnie wypełniając ciążące na niej obowiązki informacyjne, dba by informacje były prawdziwe, kompletne i czytelne dla interesariuszy.
    2. Spółka dba o rzetelność i kompletność swojej dokumentacji biznesowej, zapewniając terminowość i dokładność w zakresie sprawozdawczości finansowej i niefinansowej wymaganej przepisami prawa. Dba, aby wszystkie dokumenty tworzone w ramach działalności były kompletne, poprawne i zgodne z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Spółki.
    3. Spółka stawia na transparentność: udziela informacji interesariuszom, komunikując im swoje decyzje i wyposaża Pracowników w informacje niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków. Spółka kładzie nacisk na regularną wymianę informacji między przełożonymi a pracownikami.
  7. Konflikt interesów
    1. Spółka unika konfliktu interesów. Uczy na sytuacje, kiedy prywatne interesy jej Pracowników mogłyby stać w sprzeczności z interesem Spółki. Ewentualne wątpliwości konsultowane są z przełożonym lub z Compliance Officerem.
  8. Uczciwa konkurencja, relacje z partnerami biznesowymi
    1. Uczciwa konkurencja służy Spółce, jej Pracownikom oraz partnerom biznesowym. Spółka przestrzega prawa antymonopolowego, praw o ochronie konkurencji i innych regulacji w tym zakresie.
    2. Spółka dba o relacje z partnerami, aby były oparte na zaufaniu, profesjonalizmie, wzajemnym szacunku oraz odpowiedzialności za swoje działania.
  9. Sankcje międzynarodowe i ograniczenia importu
    1. Spółka stosuje się do globalnych kontroli handlowych, ograniczeń importu oraz sankcji ekonomicznych nakładanych przez USA, UE i Polskę, które zabraniają nam prowadzenia interesów z określonymi krajami, podmiotami oraz osobami.
    2. Spółka stosuje się również do obowiązujących wymogów celnych w zakresie importu i eksportu towarów.
  10. Dbałość o aktywa
    1. Spółka używa swoich aktywów w sposób odpowiedzialny. Chroni elementy majątku przed uszkodzeniem, kradzieżą, utratą oraz niewłaściwym wykorzystaniem.
    2. Spółka chroni powierzone jej elementy majątkowe klientów oraz innych interesariuszy przed uszkodzeniem, kradzieżą, utratą i niewłaściwym wykorzystaniem.
2. Innowacyjność
  1. Nowatorskie rozwiązania
    1. Spółka rozpoznaje biznesowe i technologiczne trendy, dostarcza nowoczesne produkty i usługi, oparte na najlepszych technologiach. Spółka poszukuje nowatorskich rozwiązań, które przed wdrożeniem są rzetelnie testowane.
  2. Zrównoważony rozwój
    1. Spółka stawia na zrównoważony rozwój. Buduje w sposób ekologiczny, oszczędny i z poszanowaniem środowiska naturalnego, którego jest częścią. Wprowadza zielone rozwiązania oraz certyfikacje środowiskowe budynków (Leed i BREEAM).
    2. Spółka stawia na efektywność energetyczną, dbając, aby jej podejście do projektowania, budowy i eksploatacji budynków odbywało się w równowadze pomiędzy czynnikami środowiskowymi, ekonomicznymi oraz społecznymi.
    3. Decyzje podejmowane przez Spółkę uwzględniają długofalową perspektywę inwestycji.
  3. Ochrona środowiska
    1. Spółka prowadzi swoją działalność w sposób zrównoważony, łącząc profesjonalną realizację celów biznesowych z odpowiedzialną postawą względem środowiska naturalnego.
    2. System zarządzania środowiskowego opiera się na cyklu PDCA, czyli modelu ciągłego doskonalenia obejmującego etapy: planowanie, wykonanie, sprawdzenie i działanie.
    3. Spółka nieprzerwanie pracuje nad poprawą swoich wyników i działań w zakresie ochrony środowiska w swoich operacjach i projektach. Angażując się w konkretne projekty, bierze pod uwagę związane z nimi zagrożenia dla środowiska. Spółka wspiera innowacje, które przyczyniają się do zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko prowadzonej działalności.
    4. Spółka kupuje sprzęt posiadający odpowiednie atesty i spełniający normy ochrony środowiska.
    5. Spółka włącza swoich interesariuszy w działania związane ze środowiskiem. Dotyczy to Pracowników, klientów oraz osób mieszkających w bezpośredniej okolicy miejsc, w których działa.
    6. Spółka dba o środowisko naturalne podczas wykonywania codziennych obowiązków służbowych.
3. Bezpieczeństwo
  1. Bezpieczeństwo i higiena pracy
    1. Bezpieczna praca to priorytet Spółki. Ciągle wprowadza ulepszenia, by minimalizować zagrożenia. Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy są dla Spółki fundamentalnym prawem Pracownika oraz najważniejszym elementem trwałości Spółki.
    2. Wszyscy Pracownicy są odpowiedzialni za właściwe zarządzanie bezpieczeństwem i nie mogą narażać ani siebie, ani innych na zagrożenia, które mogą spowodować urazy lub wyrządzić inne szkody. Wszyscy wykonują swoją pracę zgodnie z przepisami BHP, które znajdują odzwierciedlenie w aktach prawnych i instrukcjach BHP obowiązujących w Spółce. Eliminowanie lub zmniejszenie ryzyk i zagrożeń jest wspólnym interesem Pracowników i Spółki.
    3. Spółka dąży do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa wszystkim osobom obecnym podczas realizacji inwestycji. Celem Spółki jest całkowite wyeliminowanie wypadków ciężkich oraz śmiertelnych.
    4. Spółka dba o to, aby jej Pracownicy przechodzili odpowiednie szkolenia BHP, oraz upewnia się, że są odpowiednio przeszkoleni.
    5. Wszelkie wypadki w miejscu pracy oraz zdarzenia zagrażające zdrowiu są zgłaszane specjaliście ds. BHP.
    6. Spółka aktywnie działa w Porozumieniu dla Bezpieczeństwa w Budownictwie. Jest to inicjatywa czołowych spółek z branży budowlanej. Zrzeszenie dąży do całkowitego wyeliminowania wypadków zawodowych. Spółka opracowuje wspólne rozwiązania i standardy BHP, które obowiązują Pracowników. Porozumienie daje możliwość wymiany doświadczeń w zakresie bezpieczeństwa.
  2. Bezpieczeństwo informacji
    1. Spółka zapewnia, że wszelkie działania na danych osobowych są zgodne z obowiązującymi przepisami. Spółka chroni informacje osobiste o Pracownikach oraz innych interesariuszach.
    2. Spółka dokłada najwyższej staranności w zakresie ochrony wszelkich informacji, w szczególności tajemnic przedsiębiorstwa, pozyskanych w ramach jej działalności, chroni je przed nieuprawnionym dostępem lub użyciem.
    3. Spółka dba o to, aby dostęp do danych osobowych miały wyłącznie osoby, którym jest on potrzebny do wykonywania swoich zadań służbowych. Wszystkie osoby, które uzyskują dostęp do danych osobowych, zachowują odpowiednie środki ich ochrony. Dane osobowe są przetrzymywane przez czas wymagany do zrealizowania celu.
4. Zgłaszanie naruszeń
  1. Spółka zapewnia Pracownikom i interesariuszom kanały komunikacyjne pozwalające na dokonanie zgłoszenia naruszeń, przypadków korupcji oraz innych nadużyć. Prawem Pracowników jest niezwłoczne zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości.
  2. Niestosowanie się do niniejszego kodeksu może skutkować wyciągnięciem konsekwencji służbowych.
5. Postanowienia końcowe
  1. Najwyższym szczeblem w organizacji, odpowiedzialnym za wdrażanie Kodeksu i jego realizację jest Compliance Officer.
  2. Niniejszy Kodeks wymaga przeglądu nie rzadziej raz na 2 lata, jednak w przypadku braku przesłanek do jej aktualizacji, treść dokumentu pozostaje bez zmian.
  3. Kodeks winien być zakomunikowany za pośrednictwem dedykowanych kanałów komunikacji, funkcjonujących w Spółce.
Obsługa zmian.
1. Do wprowadzenia zmian w niniejszym kodeksie upoważniony jest Zarząd Spółki.
Dokumenty powiązane i załączniki:
1. Brak
Ewidencja wprowadzonych zmian.
1. Nie dotyczy
Edycje wycofane
1. Nie dotyczy

Kodeks postępowania dla dostawców IDE Projekt sp. z o.o.

Cel i przeznaczenie kodeksu.
1. Kodeks postępowania dla dostawców opisuje zobowiązania dotyczące standardów IDE PROJEKT sp. z o. o. w odniesieniu do dostawców materiałów i urządzeń, podwykonawców, dostawców usług, pośredników i doradców oraz oczekiwania wobec tych podmiotów. Kodeks wskazuje najważniejsze wartości oraz postawy, które wzmacniają proces kształtowania etycznego środowiska, wzajemnego zaufania oraz dobrej współpracy.
2. Kodeks stanowi uzupełnienie regulacji prawnych, określając ramy i standardy zachowań w relacji IDE PROJEKT sp. z o. o. – dostawca, w celu zapewnienia współpracy, która przyczyniać się będzie do budowania wartości oraz zrównoważonego rozwoju Spółki i dostawców.
3. Niniejszy Kodeks inspirowany jest Powszechną deklaracją praw człowieka ONZ, Deklaracją Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącą podstawowych zasad i praw w miejscu pracy, Wytycznych OECD dla Przedsiębiorstw Wielonarodowych, Wytycznych ONZ dotyczących Biznesu i Praw Człowieka, Zasad UN Global Compact.
Zakres stosowania:
1. Niniejszy Kodeks postępowania dla dostawców ma zastosowanie do dostawców towarów i usług, oraz ich pracowników, w trakcie trwania ich współpracy ze spółką IDE PROJEKT sp. z o. o. w ramach zawartych umów.

Pojęcia i skróty:
1. Pojęcia użyte w Kodeksie otrzymują znaczenie wskazane poniżej:
  1. „Spółka”– rozumie się przez to IDE PROJEKT sp. z o. o. z siedzibą w Toruniu,
  2. „Dostawca” – rozumie się przez to dostawców materiałów, sprzętów i urządzeń, podwykonawców oraz dostawców usług,
  3. „Pracownik” – rozumie się przez to osobę świadczącą pracę lub usługi na rzecz Spółki, w tym także osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilno-prawnej. Dla uniknięcia wątpliwości, przez Pracownika rozumie się również osoby wykonujące pracę lub świadczące usługi na rzecz Dostawcy w łańcuchu wartości, niezależnie od istnienia lub charakteru stosunku umownego z Dostawcą tj.: Pracowników firm dostawczych, podwykonawczych i innych partnerów biznesowych.

Opis postępowania/treść dokumentu:
1. Informacje ogólne
  1. Kodeks postępowania dla Dostawców stanowi zbiór zasad, których Spółka przestrzega i których przestrzegania oczekuje od Dostawców.
  2. Spółka, w celu osiągnięcia najwyższych standardów prowadzenia działalności gospodarczej, wprowadza optymalne rozwiązania. Spółka, w swojej działalności stosuje się do wypracowanych przez OECD wytycznych dotyczących należytej staranności w odpowiedzialnym prowadzeniu działalności biznesowej, wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych oraz wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka oraz Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka. Stosuje i przestrzega standardów Międzynarodowej Organizacji Pracy, Konwencji Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji, międzynarodowych sankcji handlowych i embarg, w tym sankcji, które mogą obowiązywać w wyniku rezolucji uchwalonej zgodnie z Rozdziałem VII Karty Narodów Zjednoczonych przez Radę Bezpieczeństwa Narodów Zjednoczonych, sankcji nałożonych przez Unię Europejską, aktów prawa wewnętrznego implementujących powyższe postanowienia, jak również postanowień regulaminów, w szczególności eliminujących konflikty interesów.
  3. Współpracując z Dostawcami, Spółka kieruje się zasadami odpowiedzialnego biznesu i zrównoważonego rozwoju.
  4. Spółka buduje kulturę współodpowiedzialności za działania biznesowe w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, praw człowieka, etyki w biznesie, dbania o Pracowników oraz środowisko, na wszystkich etapach i we wszystkich obszarach działalności. Współodpowiedzialność obejmuje również łańcuch dostaw i współpracy z Dostawcami.
  5. Spółka wspiera rozwijanie i ulepszanie praktyk biznesowych zgodnie z niniejszym Kodeksem. Celem jest współpraca z Dostawcami, którzy rozumieją i podzielają podejście do odpowiedzialnego biznesu i zrównoważonego rozwoju i których cele są tożsame z wartościami, które są ważne dla Spółki.
  6. W przypadku potwierdzenia naruszenia niniejszego Kodeksu przez Dostawcę, we współpracy z Dostawcą ustalony zostanie plan działań łagodzących i naprawczych. W uzasadnionych przypadkach, Spółka zastrzega sobie prawo do zawieszenia współpracy z Dostawcą do czasu usunięcia niezgodności lub w skrajnych przypadkach do wstrzymania współpracy, jeżeli Dostawca uzna za niemożliwe zastosowanie postanowień niniejszego Kodeksu a jego działanie będzie stało w sprzeczności z wartościami Spółki.
  7. Spółka zastrzega sobie prawo do monitorowania i przeprowadzania audytów zgodności u Dostawców, w celu zweryfikowania spełniania wymagań zawartych w niniejszym Kodeksie. Dostawca zobowiązany jest do współpracy, podając wymagane informacje w zakresie wskazanym przez Spółkę oraz umożliwiając Spółce dostęp do poszczególnych osób, dokumentacji lub pomieszczeń co umożliwi przeprowadzenie rzetelnego audytu.
  8. Dostawca ma obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad wynikających z niniejszego Kodeksu przez wszystkie podmioty w ramach swojego łańcucha dostaw, przeprowadzać na wniosek i w zakresie wskazanym przez Spółkę audyty swojego łańcucha dostaw oraz udostępniać ich wyniki Spółce. Wszelkie przypadki braku zgodności Dostawcy lub jego łańcucha dostaw muszą zostać skutecznie naprawione w odpowiednim terminie oraz bez ponoszenia przez Spółkę lub jej klientów dodatkowych kosztów.
2. Obszary działalności regulowane przez Kodeks postępowania dla Dostawców
  1. Przestrzeganie praw człowieka:
    1. Dostawca nie toleruje dyskryminacji w zakresie zatrudnienia ze względu na płeć, wiek, pochodzenie etniczne, narodowość, religię, niepełnosprawność, przynależność polityczną lub orientację seksualną;
    2. Dostawca uznaje wolność zrzeszania się i prawo do zawierania układów zbiorowych pracy;
    3. Dostawca zapewnia poszanowanie praw człowieka w swojej działalności;
    4. Dostawca nie zatrudnia jakichkolwiek osób poniżej wieku ukończenia obowiązkowej edukacji lub poniżej 15 roku życia, chyba że zezwalają na to lokalne przepisy i jest to zgodne z aktami wydawanymi przez Międzynarodową Organizację Pracy;
    5. Dostawca zapewnia, aby warunki pracy, godziny pracy, pensje i dodatki były zgodne z krajowymi i lokalnymi przepisami oraz stosownymi konwencjami Międzynarodowej Organizacji Pracy;
    6. Dostawca nie dopuszcza praktyk, które ograniczałyby wolność przemieszczania się Pracowników, jak np. zabieranie dokumentów tożsamości, paszportów lub pozwoleń na pracę jako warunek zatrudnienia;
    7. W zakresie, w jakim jest zobowiązany przepisami prawa, Dostawca nie ogranicza prawa Pracowników do zgłaszania naruszeń. Zgłaszającym zapewnia poufność, informację zwrotną i ochronę przed represjami;
    8. Dostawca nie stosuje żadnych form współczesnego niewolnictwa, pracy przymusowej lub obowiązkowej i pozwala pracownikom na swobodne zakończenie stosunku pracy z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa,
    9. Dostawca zapewnia, że praca w godzinach nadliczbowych jest stosowana wyłącznie jeśli jest konieczna i dopuszczalna przepisami lokalnego prawa.
  2. Zapewnienie godnych i niedyskryminujących warunków pracy:
    1. Dostawca przestrzega wszystkich przepisów prawa pracy, właściwych dla kraju pochodzenia Dostawcy i prowadzonej działalności;
    2. Dostawca nie akceptuje mobbingu w miejscu pracy;
    3. Dostawca dba o równy dostęp do warunków pracy bez względu na formę zatrudnienia, dopuszczalną przepisami prawa;
    4. Dostawca zarządza Pracownikami oraz miejscem pracy odpowiedzialnie, dbając o bezpieczeństwo w miejscu pracy;
    5. Dostawca traktuje wszystkich uczciwie, z szacunkiem i godnością, bez względu na płeć, wiek, wyznanie, orientację seksualną, wykształcenie, narodowość, światopogląd, przekonania polityczne, niepełnosprawność czy zajmowane stanowisko;
    6. Dostawca, w przypadku konieczności zapewnienia zakwaterowanie swoim Pracownikom na czas realizowanego zadania, dba, aby warunki socjalno-bytowe były bezpieczne i higieniczne.
  3. Przeciwdziałanie korupcji:
    1. Dostawca przeciwdziała wszelkim formom korupcji w swojej działalności;
    2. W sytuacji stwierdzenia jakiejkolwiek formy korupcji, Dostawca podejmuje kroki naprawcze i przeciwdziałające kolejnym naruszeniom.
  4. Konflikt interesów:
    1. Dostawca unika sytuacji, w których w ramach współpracy ze Spółką, może dojść do wzajemnego przenikania się interesów osobistych i służbowych;
    2. Dostawca powiadamia Spółkę o powzięciu informacji o konflikcie interesów lub o sytuacjach, które mogą stanowić konflikt interesów.
  5. Uczciwa konkurencja:
    1. Dostawca zobowiązany jest postępować zgodnie z krajowym i międzynarodowym prawem konkurencji oraz nie uczestniczyć w zmowach cenowych, podziałach rynków lub klientów.
    2. Dostawca zobowiązany jest do poszanowania własności intelektualnej.
  6. Gościnność i upominki:
    1. Dostawca nie proponuje ani nie przyjmuje żadnych form gościnności czy upominków, które mogą niewłaściwie wpłynąć na decyzje biznesowe Spółki lub Dostawcy;
    2. Dostawca przestrzega polityki dotyczącej gościnności i upominków Spółki;
  7. Uczciwość podatkowa
    1. Dostawca zobowiązany jest do odprowadzania wszelkich należnych podatków związanych z transakcjami realizowanymi w ramach współpracy ze Spółką;
    2. Dostawca winien nabywać towary i usługi od podmiotów gwarantujących, że podatek VAT wykazywany na fakturach zostanie wykazany i odprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
  8. Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
    1. Dostawca przestrzega obowiązujących przepisów prawa w zakresie zapobiegania praniu brudnych pieniędzy. Dostawca zwraca szczególną uwagę na podejrzane transakcje i podmioty niechętnie udzielające wiarygodnych informacji. Dostawca nie akceptuje działań stanowiących pranie brudnych pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, nie umożliwia ich i nie wspiera w żaden sposób.
  9. Sankcje
    1. Dostawca i zobowiązuje się ujawniać Spółce beneficjentów rzeczywistych Dostawcy oraz podmiotów z którymi Dostawca będzie współpracować,
    2. Dostawca przyjmuje do wiadomości, że Spółka nie toleruje współpracy z partnerami znajdującymi się na liście podmiotów sankcjonowanych lub posiadających podmioty powiązane w krajach objętym sankcjami międzynarodowymi,
  10. Standardy etyczne prowadzenia działalności
    1. Dostawca stosuje zasady etycznego postępowania w każdym obszarze działalności;
    2. Dostawca wdraża rozwiązania budujące i poszerzające świadomość etycznych zasad postępowania wśród Pracowników i Współpracowników oraz kadry zarządzającej.
  11. Zarządzanie wpływem na środowisko naturalne:
    1. Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa i innych wymagań w zakresie wpływu swojej działalności na środowisko naturalne,
    2. W zakresie w jakim jest zobowiązany przepisami obowiązującego prawa, w tym przepisów prawa europejskiego, Dostawca ocenia swoją działalność pod kątem ryzyka negatywnego wpływu na środowisko i dąży do zapobiegania temu ryzyku.
  12. Pozyskiwanie i wykorzystywanie surowców,
    1. Dostawca dąży do odpowiedzialnego pozyskiwania surowców i uwzględniania kryteriów środowiskowych w swoich decyzjach biznesowych,
    2. Dostawca dąży do ograniczenia zużycia surowców i zasobów naturalnych, w tym wody, przede wszystkim do racjonalnego nimi zarządzania.
  13. Odpowiedzialne zarządzanie wpływem swojej działalności na społeczeństwo i środowisko naturalne:
    1. W zakresie w jakim jest zobowiązany przepisami obowiązującego prawa, w tym aktów prawa Unii Europejskiej, Dostawca podejmuje kroki zmierzające do określenia celów odpowiedzialnego biznesu i zrównoważonego rozwoju, w formie polityki, strategii, deklaracji lub innego dokumentu.
  14. Minimalizacja emisji zanieczyszczeń do środowiska:
    1. Dostawca gwarantuje, że metody zarządzania emisjami zanieczyszczeń (do powietrza, wody i gleby) zapewniają ich monitorowanie, minimalizowanie i ciągłe doskonalenie procesów zarządzania w tym obszarze,
    2. Dostawca dąży do ograniczenia negatywnego wpływu na klimat i ryzyka środowiskowego poprzez podejmowanie skutecznych działań zapobiegawczych w zakresie odpowiednim do skali i rodzaju prowadzonej działalności,
    3. Dostawca mierzy i monitoruje emisje gazów cieplarnianych (zakres 1,2,3) powstałych z działalności operacyjnej,
    4. Dostawca udostępnia dane o emisji śladu węglowego dostarczanych do Spółki produktów.
  15. Odpowiedzialna gospodarka odpadami:
    1. Dostawca przestrzega przepisów prawa dotyczących gospodarki odpadami;
    2. Dostawca dąży do minimalizacji wytwarzania odpadów związanego z jego działalnością,
    3. Dostawca zapewnia odpowiednie zarządzanie wytworzonymi odpadami promując gospodarkę o obiegu zamkniętym (GOZ),
    4. Dostawca zapewnia właściwe gospodarowanie wytworzonymi odpadami, w tym współpracę z uprawnionymi odbiorcami odpadów w celu minimalizacji ryzyka negatywnego wpływu odpadów na stan środowiska.
  16. Postępowanie z materiałami niebezpiecznymi:
    1. Dostawca posługujący się substancjami (materiałami, preparatami i produktami), które zostały sklasyfikowane jako niebezpieczne dla środowiska, zapewnia ich bezpieczne nabywanie, oznakowanie, postępowanie z nimi, transportowanie, przechowywanie, utylizację, a także spełnia obowiązki informacyjne.
  17. Bezpieczeństwo w miejscu pracy i zdrowie Pracowników:
    1. Dostawca przestrzega wszystkich przepisów prawa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy właściwych dla kraju prowadzonej działalności i jej specyfiki;
    2. Dostawca przestrzega wytycznych Spółki w zakresie systemu zarządzania BHP;
    3. Dostawca zapewnia bezpieczne i zdrowe warunki wykonywania pracy wdrażając procedury, zarządzając bhp, wprowadzając rozwiązania i praktyki mające na celu całkowite wyeliminowanie wypadków, uniknięcie urazów i chorób wśród Pracowników, w związku z wykonywaną pracą;
    4. Dostawca zmierza do wyznaczania celów w zakresie bezpieczeństwa – minimalizacji zagrożeń, monitoruje, analizuje i dokumentuje realizację tych celów, dążąc do poprawy bezpieczeństwa pracy;
    5. Dostawca zapewnia, że w miejscu pracy nie dochodzi do molestowania, nękania, brutalnego traktowania, przemocy, zastraszania, stosowania kar cielesnych, przymusu psychicznego lub fizycznego, wykorzystywania słownego lub seksualnego, gróźb przemocy jako metody dyscypliny lub kontroli takich jak zatrzymywanie dokumentów tożsamości Pracowników, ich paszportów, pozwoleń na pracę lub pobierania kaucji jako warunku zatrudnienia.
  18. Zachowanie poufności:
    1. Dostawca zapewnia ochronę informacji poufnych, powierzonych mu przez Spółkę, klientów i inne osoby.
  19. Ochrona danych:
    1. Dostawca zapewnia, aby wszystkie działania dotyczące danych osobowych (w tym: zbieranie, rejestrowanie, przechowywanie, usuwanie) odbywały się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. W sytuacji stwierdzenia jakiegokolwiek naruszenia lub nieprawidłowości w zakresie uregulowanym postanowieniami ust. 4.2 Regulaminu, Dostawca informuje o tym Spółkę i podejmuje kroki naprawcze i przeciwdziałające kolejnym naruszeniom.
4. Zgłaszanie nieprawidłowości
  1. Zgłoszenia nieprawidłowości związanych z treścią Regulaminu dokonywane mogą być poprzez dedykowaną platformę do zgłoszeń obaw, pytań lub wątpliwości, związanych z negatywnym wpływem organizacji na otoczenie. Platforma znajduje się pod adresem: https://onde.pl/pl/dialog/
  2. W ramach procedury, można dokonać zgłoszenia informacji dotyczących nieprawidłowości, skarg, obaw oraz zgłosić wątpliwości oraz zadać pytania dotyczące działalności, prowadzonej przez Spółkę.
  3. Zgłoszenie powinno zawierać:
    1. datę zgłoszenia;
    2. dane osoby dokonującej zgłoszenia, przy czym możliwe jest dokonanie zawiadomienia anonimowo, przy czym, w takim przypadku nie będzie możliwe powiadomienie o podjętych w sprawie działaniach.
    3. wskazanie adresu mailowego lub numeru telefonu, na który ma być przekazana informacja zwrotna,
    4. wskazanie, jakiego obszaru dotyczy informacja/zgłoszenie;
    5. dane osób, których informacja dotyczy;
    6. orientacyjną datę wystąpienia zdarzenia objętego informacją;
    7. opis nieprawidłowości, w tym:
      1. opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów mających znaczenie dla sprawy;
      2. wskazanie, w jaki sposób zgłaszający dowiedział się o sprawie;
      3. ewentualne wskazanie osób, z którymi zgłaszający kontaktował się w danej sprawie.
5. Postanowienia końcowe
  1. Zawarcie ze Spółką umowy lub złożenie zlecenia/zamówienia przez Spółkę jest równoznaczne z zobowiązaniem się Dostawcy do realizacji zleconego zadania w zgodzie z postanowieniami niniejszego Kodeksu.
6. Postanowienia organizacyjne
  1. Najwyższym szczeblem w organizacji, odpowiedzialnym za wdrażanie Kodeksu i jego realizację jest Compliance Officer.
  2. Niniejszy Kodeks wymaga przeglądu nie rzadziej raz na 2 lata, jednak w przypadku braku przesłanek do jej aktualizacji, treść dokumentu pozostaje bez zmian.
  3. Kodeks przekazuje się do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce.
  4. Niestosowanie się do niniejszego kodeksu będzie skutkowało wyciągnięciem konsekwencji służbowych.

Archiwizacja kodeksu:
- Osobą odpowiedzialną za archiwizację niniejszego kodeksu jest Zarząd Spółki.
Obsługa zmian.
- Do wprowadzenia zmian w niniejszym kodeksie upoważniony jest Zarząd Spółki.
Dokumenty powiązane i załączniki:
- Brak
Ewidencja wprowadzonych zmian.
- Nie dotyczy
Edycje wycofane
- Nie dotyczy

Polityka antykorupcyjna IDE Projekt sp. z o.o.

Cel i przeznaczenie polityki.
1. Niniejsza Polityka określa standardy postępowania IDE PROJEKT sp. z o. o. oraz jej pracowników i współpracowników w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz konfliktu interesów.
2. Celem wprowadzenia Polityki antykorupcyjnej jest zapewnienie transparentności działań Spółki względem jej interesariuszy oraz przeciwdziałanie zachowaniom korupcyjnym podejmowanym przez osoby działające w imieniu lub na rzecz IDE PROJEKT sp. z o. o., a ponadto:
  1. kształtowanie świadomości pracowników i współpracowników w zakresie identyfikowania zachowań korupcyjnych lub konfliktu interesów oraz przeciwdziałania im,
  2. określenie sposobów zgłaszania podejrzenia zachowań korupcyjnych,
  3. określenie zasad dotyczących unikania konfliktu interesów,
  4. określenie transparentnych zasad przyjmowania i wręczania prezentów w Spółce.
3. Niniejsza Polityka antykorupcyjna stanowi uzupełnienie obowiązujących przepisów prawa w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz postanowień Kodeksu Etyki Spółki. Postanowienia Polityki antykorupcyjnej inspirowane są konwencjami międzynarodowymi, w szczególności: Konwencją Narodów Zjednoczonych Przeciwko Korupcji, przyjętą przez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednoczonych w dniu 31 października 2003 roku oraz Konwencją OECD o Zwalczaniu Przekupstwa Zagranicznych Funkcjonariuszy Publicznych w Międzynarodowych Transakcjach Handlowych, podpisaną w Paryżu 17 grudnia 1997 r.

Zakres stosowania:
1. Niniejsza polityka znajduje zastosowanie wobec wszystkich pracowników oraz współpracowników Spółki.
2. Zapewnienie przestrzegania postanowień polityki będzie regularnie monitorowane, a wszelkie niezbędne działania naprawcze zostaną niezwłocznie określone i wdrożone.

Pojęcia i skróty:
1. Pojęcia użyte w polityce otrzymują znaczenie wskazane poniżej:
  1. „Spółka”– rozumie się przez to spółkę IDE PROJEKT sp. z o. o. z siedzibą w Toruniu,
  2. „Pracownik” – rozumie się przez to osobę świadcząca pracę lub usługi na rzecz Spółki, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, w tym także osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilno-prawnej. Dla uniknięcia wątpliwości, przez Pracownika rozumie się również osoby wykonujące pracę lub świadczące usługi na rzecz Spółki w łańcuchu wartości, niezależnie od istnienia lub charakteru stosunku umownego ze Spółką tj.: pracowników/współpracowników firm dostawczych, podwykonawczych i innych partnerów biznesowych.
  3. „Polityka” – rozumie się przez to niniejszą Politykę antykorupcyjną.
  4. „Korzyść majątkowa” – rozumie się przez to uzyskaną w wyniku działań korupcyjnych, w szczególności niezgodnie z prawem lub zasadami etyki i dobrymi obyczajami korzyść materialna, którą można wyrazić w pieniądzu, także korzyść dla osoby trzeciej.
  5. „Korzyść osobista” – rozumie się przez to uzyskaną w wyniku działań korupcyjnych, w szczególności niezgodnie z prawem lub zasadami etyki i dobrymi obyczajami korzyść niematerialna, polepszająca sytuację osoby, która ją uzyskuje lub osoby trzeciej, taka jak np. obietnica awansu lub przyspieszenie załatwienia sprawy.
  6. „Korupcja” – rozumie się przez to obiecywanie, proponowanie, wręczanie, żądanie, przyjmowanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakiejkolwiek Korzyści majątkowej, Korzyści osobistej lub innej, dla niej samej lub jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnicy takich czynności w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu funkcji publicznej lub wykonywaniu obowiązków służbowych i pracowniczych.

Opis postępowania/treść dokumentu:
1. Postanowienia ogólne
  1. Przyjęcie niniejszej Polityki przez Zarząd Spółki stanowi deklarację zerowej tolerancji dla jakichkolwiek form Korupcji oraz wyraz przekonania, że zachowania Korupcyjne utrudniają rozwój gospodarczy, naruszają zasady konkurencji, obniżają bezpieczeństwo i jakość usług, oraz zagrażają interesom i reputacji Spółki oraz jej interesariuszy.
  2. Spółka prowadzi działalność biznesową z poszanowaniem standardów etycznych, w sposób odpowiedzialny oraz transparentny. Spółka nie akceptuje ani nie dopuszcza stosowania Korupcji zarówno w relacjach wewnętrznych jak i zewnętrznych Spółki.
2. Zobowiązania Pracowników, Kadry zarządzającej oraz Spółki w zakresie przeciwdziałania Korupcji
  1. Pracownicy zobowiązani są do podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu zwalczania Korupcji. W szczególności, Pracownicy zobowiązani są do:
    1. nieprzyjmowania Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej albo obietnicy ich otrzymania, ani nieuzależniania wykonania czynności, pozostającej w zakresie ich obowiązków służbowych od otrzymania Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej,
    2. nieprzyjmowania Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej ani obietnicy ich otrzymania, a także nieżądania ich otrzymania w zamian za nadużycie udzielonych uprawnień lub niedopełnienie obowiązku,
    3. nieudzielania jakiejkolwiek Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej żadnej osobie, w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznej, a także niepodejmowania działań, których celem jest nakłonienie takiej osoby do naruszenia przepisów prawa lub udzielania albo obietnicy udzielenia Korzyści osobowej lub Korzyści majątkowej za naruszenie przepisów prawa,
    4. niepowoływania się na wpływy i pozycję Spółki oraz niewywoływania przekonania innej osoby o istnieniu wpływów Spółki celem podejmowania się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za uzyskanie Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej, lub obietnicy ich otrzymania,
    5. nieudzielania i nieobiecywania uzyskania Korzyści osobistej lub Korzyści majątkowej w zamian za pośredniczenie w załatwieniu sprawy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w krajowej lub zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, w tym w spółce Skarbu Państwa, polegającej na bezprawnym wywarciu wpływu na decyzję, działanie lub zaniechanie osoby pełniącej funkcję publiczną w związku z pełnieniem funkcji,
    6. niepopełniania jakichkolwiek niezgodnych z prawem, regulacjami wewnętrznymi, lub etyką działań skierowanych przeciwko majątkowi Spółki, w tym w szczególności kradzieży, przywłaszczenia, niszczenia i uszkodzenia mienia,
    7. zapoznania się z treścią niniejszej Polityki, stosowania zasad w niej zawartych, oraz niezwłocznego zgłaszania naruszeń niniejszej Polityki, zgodnie z postanowieniami pkt. 4.6. poniżej.
  2. W przypadku otrzymania propozycji Korupcyjnej od jakiegokolwiek podmiotu lub osoby, Pracownik zobowiązany jest do jej wyraźnego odrzucenia oraz do niezwłocznego poinformowania o zaistniałym zdarzeniu Przełożonego oraz Compliance Officera lub Członka Zarządu Spółki.
  3. Dyrektorzy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do podejmowania wszelkich działań w celu zapewnienia realizacji postanowień niniejszej Polityki, w szczególności do zapoznawania z zasadami antykorupcyjnymi, określonymi w Polityce wszystkich podległych Pracowników oraz do sprawowania nadzoru nad jej stosowaniem przez podległych Pracowników.
  4. Dyrektorzy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do kreowania postaw etycznych zapewniających realizację celów Polityki.
  5. Spółka zobowiązana jest, przy dochowaniu należytej staranności, zachować transparentne relacje z podmiotami trzecimi, w celu wykluczenia możliwości wystąpienia Korupcji.
  6. Spółka podejmuje działania w celu umieszczenia w umowach z kontrahentami klauzul zakazujących działań Korupcyjnych, w szczególności wskazujących, że żadna część wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy nie będzie przeznaczona na pokrycie kosztów udzielania Korzyści majątkowych lub/i Korzyści osobistych.
  7. Spółka przeprowadza weryfikację i akceptację kosztów i wydatków oraz dba o przejrzystą współpracę z podmiotami trzecimi w celu zapobiegania powstawaniu mechanizmów oferowania Korzyści majątkowych z wykorzystaniem majątku Spółki.
3. Zachowania korupcyjne
  1. Najczęściej spotykanymi i najłatwiejszymi do rozpoznania formami zachowań, które mogą zostać uznane za zachowania o charakterze korupcyjnym są:
    1. przekupstwo/łapownictwo – w tym dwie jego odmiany: bierną – czyli nagabywanie, wymuszanie, zgoda na otrzymanie korzyści, przyjęcie korzyści i czynną – oferowanie, obiecywanie wręczenia lub wręczenie korzyści;
    2. wykorzystywanie środków oraz majątku Spółki do celów prywatnych lub osobistych korzyści,
    3. płatną protekcję/handel wpływami – rozumiane jako powoływanie się na wpływy w instytucji dysponującej środkami publicznymi albo wywołanie przekonania lub utwierdzenie innej osoby w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, w tym proponowanie (aktywna płatna protekcja) lub szukanie (bierna płatna protekcja) pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę.
    4. nieprawidłowości w zakresie postępowań dotyczących zamówień publicznych, (manipulacje przetargowe,) pozyskiwania kontraktów, uzyskiwania koncesji lub zezwoleń oraz decyzji sądów i organów administracji publicznej,
    5. świadome, niezgodne z prawem dysponowanie środkami publicznymi,
    6. faworyzowanie, nepotyzm, kumoterstwo oraz inne niedozwolone praktyki w obszarze relacji pracowniczych.
  2. Zachowania korupcyjne mogą mieć również inną postać, w każdym wypadku ważne jest, by umieć rozpoznać, jaki rodzaj zachowań powinien wzbudzić wątpliwości:
4. Obszary szczególnie zagrożone ryzykiem korupcyjnym
  1. Pracownicy, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych w Spółce są zobowiązani do bieżącej identyfikacji ryzyk korupcyjnych w zakresie swojego działania, rzetelnej i regularnej kontroli wewnętrznej oraz zapewnienia przejrzystości procesów i realizowanych działań pod względem antykorupcyjnym oraz do promowania etycznej postawy wśród Pracowników.
  2. Obszarami w szczególności zagrożonymi ryzykiem korupcyjnym są:
    1. Przyjmowanie i wręczanie prezentów biznesowych oraz innego rodzaju korzyści materialnych i niematerialnych, w celu rozwijania i utrzymywania relacji biznesowych;
    2. Wybór dostawców usług i towarów;
    3. Przygotowywanie lub uczestnictwo w przetargach publicznych;
    4. Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie zakupów w imieniu i na rachunek Spółki;
    5. Zawieranie umów, istotnych ze względu na ich charakter, warunki lub podmiot, z którym zawierana jest umowa;
    6. Dokonywanie płatności w imieniu Spółki;
    7. Relacje z partnerami biznesowymi, w tym dostawcami;
    8. Uzyskanie pozwoleń i pozytywnych decyzji urzędniczych krajowych;
    9. Kontrole prowadzone przez instytucje państwowe, regulatorów;
    10. Audyt zewnętrzny.
5. Upominki i gościnność
  1. Spółka uznaje, że upominki i zaproszenia mogą korzystnie wpłynąć na tworzenie i rozwijanie relacji biznesowych, przy czym nie powinny one być podstawową metodą nawiązywania i utrzymywania dobrych stosunków biznesowych a ich wręczanie lub otrzymywanie powinno odbywać się zgodnie z ograniczeniami wynikającymi z niniejszej Polityki. Spółka nie toleruje nadmiernych form gościnności ani upominków.
  2. Pracownik zobowiązany jest przed każdym wręczeniem lub otrzymaniem upominku lub zaproszenia, upewnić się, czy charakter działania oraz wartość upominku lub zaproszenia są zgodne z postanowieniami Polityki.
  3. Upominkiem jest każda rzecz materialna i niematerialna mająca wartość pieniężną, za którą osoba przyjmująca nie płaci.
  4. Przyjęcie lub wręczenie upominku lub zaproszenia nie może naruszać poniższych zasad:
    1. Upominek lub zaproszenie ma wartość nie większą niż 200 zł (prezent o „nieznacznej wartości”),
    2. Upominek nie może mieć formy gotówki lub jej ekwiwalentu (np. akcji, voucherów, bonów, przedpłaconych kart płatniczych),
    3. Upominek lub zaproszenie nie wskazuje, że strona obdarowująca oczekuje czegoś w zamian, w szczególności upominek lub zaproszenie nie jest wręczane w oczekiwaniu na korzystną dla wręczającego decyzję biznesową (np. wybór oferty, zawarcie umowy),
    4. Upominek lub zaproszenie nie jest wręczany na żądanie Pracownika,
    5. Przyjęcie lub wręczenie upominku lub zaproszenia nie może spowodować naruszenia dobrego imienia lub reputacji Spółki,
    6. Upominek lub zaproszenie dotyczy jedynie Pracownika a nie jego najbliższej rodziny lub osób trzecich.
  5. Pracownik jest zobowiązany do zgłoszenia otrzymania lub wręczenia prezentu biznesowego, którego wartość przekracza 200 zł przełożonemu oraz do uzyskania jego zgody na pozostawienie lub wręczenie upominku lub zaproszenia, oraz do zgłoszenia prezentu do rejestru korzyści, prowadzonego przez Compliance Officera.
  6. W przypadku powzięcia wątpliwości na temat charakteru upominku lub zaproszenia oraz intencji obdarowującego związanej z wręczeniem upominku lub zaproszenia należy skonsultować się z Compliance Officer, Przełożonym lub Działem Prawnym.
  7. Upominki lub zaproszenia niezgodne z treścią Polityki, które zostały otrzymane wbrew woli Pracownika mogą zostać zbyte lub przekazane na rzecz Fundacji „ERBUD – wspólne wyzwania” Fundacja im. Eryka Grzeszczaka.
  8. Pracownicy Spółki nie mogą obiecywać ani przekazywać funkcjonariuszom państwowym jakichkolwiek kwot lub innego rodzaju dóbr, niezależnie od ich wartości, w zamian za załatwienie spraw lub sprzyjanie interesom Spółki. Wyjątek stanowią wyłącznie drobne upominki świadczone okazjonalnie w czasie organizowanych przez Spółkę prezentacji, imprez i innych spotkań.
6. Unikanie konfliktu interesów
  1. Przez Konflikt interesów rozumie się sytuację, gdy Pracownik lub członek organu Spółki podejmuje decyzje lub świadome działania w imieniu Spółki w sposób przynoszący lub mogący przynieść korzyść (majątkową lub osobistą) jemu lub osobom z nim powiązanym, a także w sytuacji, w której interesy Pracownika lub członka organu Spółki wpływają lub mogą negatywnie wpłynąć na ocenę sytuacji, podejmowane decyzje lub wykonywanie powierzonych zadań.
  2. Spółka podejmuje działania mające na celu identyfikację i unikanie konfliktów interesów, a w przypadku zaistnienia konfliktów, odpowiednio nimi zarządza.
7. Obszary identyfikacji konfliktów interesów
  1. Konflikt interesów może wystąpić między:
    1. partnerami biznesowymi Spółki a Pracownikiem, w szczególności, gdy:
    2. Pracownikiem a Spółką w szczególności, gdy:
      1. działalność Pracownika poza Spółką jest niemożliwa do pogodzenia z działaniem w interesie Spółki. W szczególności, konflikt interesów powodować może działalność biznesowa, zawodowa, polityczna, zatrudnianie osób powiązanych, wykorzystywanie potencjału biznesowego Spółki oraz informacji, know-how i doświadczenia zdobytego w ramach Spółki, w sposób powodujący szkody dla Spółki;
      2. Pracownik, działając we własnym imieniu uzyskuje korzyści, bądź unika straty, wykorzystując przy tym wiedzę lub narzędzia dostarczane przez Spółkę i powoduje tym samym stratę lub nieuzyskanie korzyści przez Spółkę;
    3. partneramibiznesowymi Spółki w szczególności gdy umowy lub inwestycje dwóch partnerów biznesowych mają sprzeczne cele.
8. Obowiązki Pracowników i członków organów
  1. W celu minimalizowania ryzyka wystąpienia konfliktu interesów, Pracownicy:
    1. zobowiązani są do identyfikacji konfliktów interesów i unikania ich w toku wykonywania czynności służbowych;
    2. zgłaszania zaistniałego konfliktu interesów, w przypadku jego identyfikacji bezpośredniemu przełożonemu, który może podjąć decyzję o powiadomieniu o konflikcie Zarządu Spółki lub Compliance Officera;
    3. zobowiązani są do niepodejmowania czynności, które mogłyby spowodować powstanie konfliktu interesów pomiędzy nimi a Spółką, w szczególności dla osiągania osobistych korzyści lub działań konkurencyjnych wobec Spółki;
    4. zobowiązani są zapewnić, aby ich własne interesy nie kolidowały ani z ich obowiązkami wobec Spółki, ani ze zobowiązaniami Spółki względem klientów lub partnerów biznesowych;
    5. zobowiązani są do lojalnego postępowania i podejmowania decyzji zgodnych z interesem Spółki;
    6. zaangażowani w proces decyzyjny nie mogą wywierać niedozwolonego wpływu, na podmioty ubiegające się o inwestycję lub na osoby powiązane z tym podmiotem;
    7. zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania obowiązujących procedur z zakresu zarządzania konfliktami interesów oraz uczestniczenia w szkoleniach organizowanych przez Spółkę;
    8. w przypadku wątpliwości mają obowiązek postępować zgodnie z postanowieniami Polityki.
9. Środki zarządzania konfliktami interesów
  1. Dla każdego zidentyfikowanego rodzaju konfliktu Spółka wprowadza dostosowane do jego rozwiązania, mające na celu zarządzanie i monitorowanie konfliktu oraz zapobieganie potencjalnemu, niekorzystnemu wpływowi, jaki może on wywierać na Spółkę i jej otoczenie. Powyższe może obejmować w szczególności zobowiązanie Pracownika do:
    1. szczególnego nadzoru – w celu racjonalnego zarządzania konfliktem interesów Spółka może wprowadzić niestandardowe monitorowanie i szczególny nadzór nad współpracą z jednym lub wieloma podmiotami współpracującymi;
    2. odstąpienia od podejmowania czynności zawodowych przy określonej umowie, realizacji lub zleceniu. Decyzję o przekazaniu wykonywania czynności związanych ze świadczeniem usług podejmuje członek Zarządu Spółki nadzorujący dany obszar działalności.
10. Zgłaszanie naruszeń
  1. W przypadku wystąpienia zdarzenia naruszającego Politykę, podejrzenia, że takie działanie mogło wystąpić lub z dużym prawdopodobieństwem wystąpi, Pracownik zobowiązany jest do poinformowania Spółki, za pośrednictwem dedykowanych kanałów, o zaistniałej sytuacji lub podejrzeniu.
  2. Zgłoszenia mogą być dokonywane, poprzez wymienione poniżej kanały zgłaszania nieprawidłowości, które są stworzone i obsługiwane w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty oraz ochronę poufności Osoby, której dotyczy zgłoszenie:
    - E- mailowo na adres: naruszenia@onde.pl a w przypadku, gdy Osobą której dotyczy Zgłoszenie jest Członek Zarządu na adres e-mail: radanaruszenia@onde.pl natomiast w przypadku, gdy Osobą której dotyczy Zgłoszenie jest Compliance Officer na adres e-mail: zarzadnaruszenia@onde.pl.
    - W formie listownej, na adres: ONDE S.A. ul. Wapienna 40, 87-100 Toruń, zgłoszenia przekazywane w tym trybie, powinny być wysyłane z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych Compliance Officera” a w przypadku, gdy Osobą której dotyczy zgłoszenie jest Członek Zarządu „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych Członka Rady Nadzorczej” oraz w przypadku, gdy Osobą której dotyczy zgłoszenie jest Compliance Officer „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych Prezesa Zarządu”.
    - Osobiście lub telefonicznie do Osoby przyjmującej zgłoszenia, tel.: 539-092-510.
11. Postanowienia końcowe
  1. Najwyższym szczeblem w organizacji, odpowiedzialnym za wdrażanie Polityki i jego realizację jest Compliance Officer.
  2. Niniejsza Polityka wymaga przeglądu nie rzadziej raz na 2 lata, jednak w przypadku braku przesłanek do jej aktualizacji, treść dokumentu pozostaje bez zmian.
  3. Nieprzestrzeganie zasad zawartych w niniejszej Polityce przez Pracownika stanowić będzie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
  4. Kodeks przekazuje się do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce.
  5. Naruszenie niniejszej Polityki przez Partnerów biznesowych skutkować może zakończeniem współpracy z Partnerem biznesowym, który dopuścił się działań sprzecznych z zasadami wyrażonymi w niniejszej Polityce.
Archiwizacja polityki:
1. Osobą odpowiedzialną za archiwizację niniejszej polityki jest Zarząd Spółki.
Obsługa zmian.
1. Do wprowadzenia zmian w niniejszej polityce upoważniony jest Zarząd Spółki.
Dokumenty powiązane i załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Wzór Rejestru korzyści.
2. Kodeks Etyki
Ewidencja wprowadzonych zmian.
1. Nie dotyczy.
Edycje wycofane
1. Nie dotyczyZałącznik nr 1– Wzór Rejestru korzyści.

WZÓR REJESTRU KORZYŚCI

Lp.	Data dokonania wpisu do rejestru	Dane podmiotu, w którym nastąpiło zdarzenie W KTÓREJ SPÓŁCE?	Dane osoby, która przyjęła lub przekazała korzyść KTO?	Dane podmiotu, od którego przyjęto lub któremu przekazano korzyść, KOMU? OD KOGO?	Data przyjęcia lub przekazania korzyści KIEDY?	Opis korzyści, z szacunkową wartością CO? ZA ILE?	Opis okoliczności przyjęcia lub przekazania korzyści JAK? GDZIE?	Decyzję w przedmiocie sposobu postępowania z przyjętą korzyścią CO DALEJ?	Dane osoby dokonującej wpisu	Uwagi